Les statistiques les plus récentes au sujet de l’activité des médecins nous révèle que le nombre d’heures de travail ne cesse d’augmenter dans ce domaine. En plus des demandes de prise en charge de leurs patients, les médecins se retrouvent avec une multitude de tâches administratives à gérer, ce qui explique pourquoi il leur arrive de plus en plus souvent de travailler des heures supplémentaires.
Ainsi, en plus de l’exercice médical, ils doivent gérer des tâches relevant de la gestion des ressources humaines, de l’informatique, de la comptabilité, de la gestion des dossiers des patients ainsi que de l’approvisionnement en matériel médical. Pour alléger la gestion d’un cabinet médical, il est important de mettre en place plusieurs changements.
1 – Embaucher du personnel compétent et déléguer certaines tâches
En matière de gestion des dossiers administratifs des patients et des démarches administratives liées au cabinet, les médecins ont la possibilité de déléguer de nombreuses tâches à leurs secrétaires. Ces personnes ont suivi une formation et ont de l’expérience dans la gestion de diverses démarches chronophages, qui en plus ne relèvent pas de l’activité principale du médecin généraliste.
Les secrétaires ont également les compétences nécessaires pour prendre en charge les prises de rendez-vous, la gestion des annulations ainsi que l’organisation des déplacements des médecins. Elles peuvent ainsi s’occuper de la gestion de leurs agendas, ce qui évite de les interrompre pendant leurs consultations.
Certaines activités telles que la commande d’équipements pour le cabinet ou les réparations du matériel peuvent être confiées au secrétariat ou à un prestataire. La sous-traitance peut s’avérer être le meilleur choix également pour la gestion de la comptabilité, le dépannage informatique et l’entretien de cabinet.
2 – Mettre en place un planning médical en ligne
L’agenda est la clé de la réussite pour les professionnels de tous les secteurs d’activités. Dans le domaine de la santé, le planning médical permet de bien gérer l’emploi du temps quotidien, tout en ayant une visibilité claire sur l’organisation de la semaine, du mois en cours et même du trimestre. Le planning permet également de garder l’équilibre entre les consultations classiques, les urgences et les déplacements au domicile des patients selon les cas.
Pour gagner en efficacité, le secrétariat doit avoir accès à ce planning pour ajouter chaque nouveau rendez-vous, chaque annulation et chaque changement qui peut avoir lieu. Selon la solution choisie, il est parfois possible de paramétrer des rappels automatiques pour certains types d’événement ou pour tous les rendez-vous. Les rappels peuvent ainsi être paramétrés un ou plusieurs jours avant, afin que le professionnel ait le temps de préparer les dossiers et les documents nécessaires.
3 – Choisir un logiciel performant pour la gestion et le stockage des dossiers
Le médecin généraliste tient à jour un dossier pour chacun de ses patients, qui lui permet d’avoir une vue globale sur ses antécédents et sur l’évolution de son état de santé. Il est important que ces dossiers soient numérisés, afin qu’on puisse y accéder à tout moment. En revanche, il est conseillé de choisir avec soin son logiciel, afin que ce soit une solution fiable, sécurisée et ergonomique.
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