Il est impératif pour une entreprise proposant des services de savoir entretenir la relation avec sa clientèle afin d’accentuer la confiance entre les 2 parties. C’est pour cette raison que le téléphone est devenu un outil indispensable. En effet, l’accueil téléphonique joue un rôle primordial dans une entreprise, car c’est un moyen de rester en contact avec ses clients. En plus, il est aujourd’hui possible d’externaliser son secrétariat. Retrouvez ci-dessous les bonnes raisons de mettre en place un télésecrétariat.
Améliorer l’image de l’entreprise en faisant appel à un télésecrétariat
L’échec d’une entreprise est dû en grande partie à une mauvaise organisation ou gestion, un manque de communication et en particulier à une mauvaise réception de la clientèle. L’entreprise se doit donc de rester joignable pour ne rater aucune opportunité. Selon une étude réalisée par l’Institut Français d’Opinion Publique ou IFOP en 2015, environ 65 % des Français n’arrivent pas être en contact avec un service clientèle.
S’appuyer sur un accueil téléphonique externalisé optimisera ainsi votre organisation comme votre chiffre d’affaires. En outre, reposer sur les personnels du standard externe vous permettra d’avoir une personne capable de répondre à vos besoins et de se débrouiller en cas d’imprévu. C’est aussi une solution pratique pour recevoir en temps réel les messages transmis par les clients (par message texte, mail ou fax). De même, un autre atout de la mise en place d’un télésecrétariat est de donner aux clients une prestation de meilleure qualité grâce à une équipe facile à joindre et plus réactive.
Économiser du temps et de l’argent en s’appuyant sur les compétences d’un centre d’appel
Les appels perdus à cause d’un accueil désagréable ou d’une longue attente représentent la plupart du temps des pertes non négligeables pour une entreprise, ainsi que des risques importants pour les clients (en cas d’urgence telle qu’un accident…). Par conséquent, externaliser le secrétariat permet de réduire la durée de traitement des appels. Ensuite, le coût demeure l’une des premières raisons qui motivent les sociétés ou les professionnels à déléguer leur service de secrétariat à un prestataire externe.
À vrai dire, en ayant recours à une permanence téléphonique externalisée, une entreprise réalise des économies significatives. Que ce soit sur l’achat de matériels coûteux, ou sur les dépenses liées aux différentes procédures de recrutement et de formation, etc. Ainsi, les charges liées à l’embauche d’une standardiste reviennent chères, alors que les services proposés par le télésecrétariat sont adaptés au budget de l’entreprise. Cette dernière gagnera ainsi en flexibilité et en performance, étant donné que les salariés pourront pleinement se consacrer à leur cœur métier.
Une prestation personnalisée en ayant recours à une permanence téléphonique
Bon nombre de professionnels préfèrent disposer d’une plate-forme téléphonique assurée par des personnes expérimentées dans un domaine spécifique. Puisque de nombreux points comme la convivialité, le dynamisme, la bonne humeur, et l’accessibilité peuvent être des facteurs pour séduire et faciliter l’interaction avec la clientèle. La communication est donc l’une des clés de la réussite et du développement d’une entreprise. Cela va sans dire qu’elle favorise la relation professionnelle avec les clients et les prospects.
C’est pour cela qu’un télésecrétariat est très efficient en s’adaptant aux exigences et activités liées au secteur de l’entreprise. De ce fait, externaliser la réception téléphonique est l’une des options idéales pour que l’entreprise puisse être sûre d’accueillir les appelants comme il se doit. C’est-à-dire éviter les longues attentes et satisfaire leurs requêtes. Une permanence téléphonique personnalisée permet une gestion ponctuelle et régulière des appels entrants allant même au-delà des heures ouvrables et durant les week-ends.
À propos de l’auteur